Personalwesen digital optimiert mit dem richtigen Dokumenten-Management

 Security|21. Februar 2023

Die digitale Personalakte bietet die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben im Personalwesen

Ein modernes digitales Dokumenten-Managementsystem wie das Starke-DMS® hilft Ihnen, verschiedene Aufgabenstellungen in Ihrem Unternehmen effizient zu lösen und alle Dokumente zentral und digital zu archivieren, zu verwalten und zu steuern.

Des Weiteren bietet es auch die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben im Personalwesen. Personaldokumente der Mitarbeitenden werden automatisch in das digitale Dokumenten-Managementsystem Starke- DMS® eingepflegt und dort zentral verwaltet. Sie werden damit in vielen Bereichen, wie z. B. Lohnabrechnung, Krankmeldungen, Überstunden, Reisekosten, Vertragswesen, Weiterbildung, Wiedervorlagen oder Bewerbermanagement entlastet.

Das vereinfachte Suchen und Finden von Personalinformationen spart Zeit, Platz und Geld, denn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten betragen 10 Jahre nach Austritt des Mitarbeiters. Wussten Sie, dass Arbeitgeber bereits seit Januar 2022 verpflichtet sind, begleitende Entgeltunterlagen in digitaler Form aufzubewahren?

Digitalisierungspflicht von Entgeltunterlagen

Eine Vielzahl an Dokumenten ist betroffen, die vom Beschäftigten digital beim Arbeitgeber eingereicht oder von anderen Institutionen ausgestellt werden (Sozialversicherung o.ä.). Ziel ist es, eine digitale Grundlage für die ab dem 1. Januar 2023 vorgesehenen elektronischen Betriebsprüfungen zu schaffen und für die Arbeitgeber zu vereinfachen. Die Unterlagen sind dem Arbeitgeber bereits von den zuständigen Stellen oder den Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.

Anforderungen an die Dokumente

• jedes Dokument muss in einer eigenen Datei abgespeichert werden
• Aufruf und Darstellung der Daten muss orts- und systemunabhängig funktionieren (zulässig: PDF, jpeg, bmp, png oder tif)
• Daten der Krankenkassen dürfen in gelieferter Dokumentenart gespeichert werden
• der Dateiname muss eindeutig sein
• rechtlich sind die Beschäftigten verpflichtet, die Daten elektronisch zu liefern

Die Entgeltunterlagen in elektronischer Form können in einer professionellen Dokumentenablage geführt werden, wie zum Beispiel der digitalen Personalakte von Starke-DMS® – gerne beraten wir Sie und geben Ihnen entsprechende Informationen.

Diese Regelung, die seit dem 01.01.2022 besteht, bedeutet nicht, dass rückwirkend für alle Beschäftigten die Personalakten zu digitalisieren sind. Die Regelung gilt für alle neuen Ereignisse.

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden im Personalmanagement das Arbeiten mit Starke-DMS®. Unsere Experten präsentieren Ihnen die Lösung mit verschiedenen Musterbelegen und zeigen Ihnen die Zeitersparnis auf.